Procesoptimalisatie
Een goede offerte begint met een optimaal proces. Wij ondersteunen onder andere bij het maken van een planning, het doorlopen van de NvI en het controleren van referenties. Door een deel van het procesmatige deel uit handen te geven is er meer tijd voor de inhoudelijke offerte.
01
Validatie & commitment
Voordat we van start gaan met het hele aanbestedingsproces, doen we een eerste check na publicatie. Hierbij kijken we of er kan worden voldaan aan de eisen, een positief rendement kan worden behaald én of er commitment is van begin tot eind, inclusief rolverdeling en verantwoordelijkheden.
02
Nota van beïnvloeding
Een vragenronde kan worden gebruikt om vragen te stellen over of iets wel/niet mag, maar op welke manier stel je de vraag? Heeft de opdrachtgever er iets aan? Of stel je juist vragen om het de concurrentie lastiger te maken? De opdrachtgever heeft niet alle kennis in huis, dus laat de ervaring in de enige mogelijkheid tot invloed zeker horen.
03
Roadmap
Een goede roadmap, waarbij iedereen weet wat er van hen verwacht wordt is vitaal voor een goed offerteproces. Zo voorkom je stress vlak voor het inlevermoment. We zorgen dat er genoeg tijd is om de puntjes op de i te zetten én dat er rekening wordt gehouden met eventuele extra stappen, zoals het oefenen voor een presentatie.
04
Blauwdruk
Aan het begin van ieder aanbestedingsproces is het belangrijk om even samen stil te staan bij de inhoud van de offerte: hoe willen we de subgunningscriteria beantwoorden? Is er specifieke casuïstiek die moet worden doorgenomen? Is er binnen de werkgroep specifieke klant- of branchekennis aanwezig? Door samen te starten zorgen we ervoor dat het proces duidelijk is en dat iedereen de juiste informatie heeft voor de eerste versie van de offerte.
05
Technisch dossier
Of een aanbesteding succesvol is hangt, naast een goede tekst, ook af van een hoop technische randzaken. Met een check op het technisch dossier weet u zeker dat de inschrijving aan alle vereisten voldoet. We kijken hierbij bijvoorbeeld naar UEA’s, referentieformulieren, het prijzenblad, FS-PP formulier, KvK’s, volmachten en andere vereiste documentatie. We zorgen voor overzicht, tijdige ondertekening (extra belangrijk als deze niet digitaal kan) en controleren of alle documentatie correct is.
06
Feedbackronde(n)
Met de juiste feedback maak je een al goede offerte nóg beter. Wij kunnen zelf feedback geven, maar kunnen ook ondersteunen bij het stroomlijnen van de feedbackrondes. We zorgen voor een indeling van de reviewers en kijken kritisch naar hoe en wat er gereviewd wordt. Wanneer gewenst kunnen we ook van tevoren een korte stoomcursus goed reviewen verzorgen, zodat je zeker weet dat alle meelezers zo veel mogelijk bijdragen.
07
Indien-check
Het indienen van een offerte is de laatste stap in het proces, maar daarmee niet minder complex. We doen een extra controle voordat de offerte met bijbehorende documentatie de deur uit gaat. Vanwege de soms grote belangen is het vierogenprincipe onmisbaar. We kijken of de offerte compleet en kloppend is. Is een formele autorisatie bijvoorbeeld onderdeel van het proces? Zijn de uiteindelijke documenten conform interne afspraken? Staat het management/directie achter de offerte? Is de prijs in lijn met het beleid? Zo zorgen we dat u de offerte met gerust hart de deur uit doet.